Erstattung

Die Erstattung von Reisezeit und Reisekosten des Arbeitnehmers bei Dienstreisen

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Wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt wird, stellt sich häufig die Frage, in welcher Höhe er Vergütung und Reisekosten verlangen kann.

Vertragliche/tarifliche Vereinbarung über die Reisekosten/ Reisezeit

Gibt es eine arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Vereinbarung oder eine Betriebsvereinbarung über die Erstattungsfähigkeit und Höhe der Reisekosten und der Reisezeit, ist es recht einfach die entsprechende Berechnung vorzunehmen.

In vielen Fällen gibt es aber solche Regelung nicht. Dann stellt sich die Frage, wonach hier die Erstattung der Reisekosten und der Reisezeit zu erfolgen hat.

Betriebliche Übung

Wird im Betrieb vorbehaltlos über längeren Zeitraum nach bestimmten Abrechnungsgrundlagen abgerechnet, kann sich in der Regel der Arbeitnehmer auch hierauf berufen, auch wenn dies ausdrücklich für seinen Arbeitsvertrag nicht vereinbart wurde. Spricht hier von einer so genannten betrieblichen Übung.

Zu unterscheiden zunächst zwischen der Reisezeit, also der Zeit, die der Arbeitnehmer auf Reisen verbringt und den Kosten (Reisekosten), die der Arbeitnehmer aufgrund der Reise hat.

I. Reisezeit = Arbeitszeit?

Gibt es keine Regelung über die Zahlung der Reisezeit ist in der Regel die Reisezeit wie Arbeitszeit zu zahlen, gegebenfalls mit geringen Abschlägen. Der Arbeitnehmer wird also-im Normalfall-so behandelt, als hätte er während der Reisezeit gearbeitet. Die gibt es aber viele Besonderheiten zu beachten. Reisezeit ist natürlich nicht die Zeit, die der Arbeitnehmer benötigt, um zu Arbeitsstelle zu fahren.

Reisezeit während der normalen Arbeitszeit

Eine Erstattungsfähigkeit besteht in der Regel dann, wenn der Arbeitnehmer während der normalen Arbeitszeit aus betrieblichen Anlass reist.

Reisezeit über die Arbeitszeit hinaus

Reist der Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers über die normale vertraglich geschuldete Arbeitszeit hinaus, dann besteht ein Anspruch auf Vergütung der Reisezeit wenn dies (entweder zuvor vereinbart wurde oder) oder dies nach den Umständen zu erwarten war (§ 612 Abs. 1 BGB). Es kommt immer auf den Einzelfall an. Man kann nicht pauschal sagen, dass jede Reisezeit über die normale Arbeit Zeit hinaus erstattungsfähig ist. Auch eine Erstattung zum Teil kann unter Umständen in Betracht kommen. Dem Arbeitnehmer wird dringend geraten, dass er mit dem Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung trifft, um Streitigkeiten diesbezüglich zu vermeiden.

II. Reisekosten

Bei der Reisekosten ist die Rechtslage etwas schwieriger.

Gibt es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber keine Regelung über die Höhe der Reisekosten/die Erstattung der Auslagen ist es schwieriger die Bestimmung vorzunehmen.

 Irrtum – Erstattung von Reisekosten und Auslagen nach beamtenrechtlichen oder steuerrechtlichen Vorschriften

Viele Abnehmer meinen, dass in Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten/Auslagen – wenn es keine vertragliche Vereinbarung gibt- nach Vorschriften des öffentlichen Dienstes (z.B. nach dem Bundesreisekostengesetz) oder steuerrechtlichen Tabellen haben. Dies ist falsch. Diese Vorschriften gelten nicht ohne Vereinbarung.

Der Arbeitnehmer kann sich also von der Vorstellung verabschieden, dass er grundsätzlich eine Erstattung nach Pauschalen seiner Reisekosten hat, wenn es keine Vereinbarung darüber mit dem Arbeitgeber gibt.

 Tatsächliche Aufwand wird in der Regel erstattet

Dienstlich veranlasste Reisekosten hatte Arbeitgeber – sofern nichts anderes vereinbart ist- gem. § 670 BGB nach dem tatsächlichen Aufwand zu erstatten.

Wichtigster auch, dass häufig Arbeitnehmer davon ausgehen, dass sie eine Erstattung zum Beispiel von Fahrkosten nach den steuerlichen Kilometerpauschalen (also 0,30 Euro pro Kilometer) haben. Dies ist nicht richtig. Ein Erstattungsanspruch besteht in Höhe der tatsächlichen Kosten. Die Betriebskosten des Fahrzeuges muss der Arbeitgeber anders als die Treibstoffkosten in der Regel dann nicht erstatten.

Es gibt dabei Vielzahl von Juristen, die eine Erstattung nach den Kilometer Pauschalen befürworten, der anders kaum-gerade bei kurzen Dienstfahrt-ausreichen bei ist, welche tatsächlichen Kosten hier entstanden sind. Hier ist vieles umstritten.

Auch hier kann man nur den Ratschlag geben, dass der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber klar vorher regeln sollte, was erstattet wird und wenn ja in welcher Höhe unter der Zuhilfenahme von Pauschalen.

 

RA A. Martin

 

Keine Fahrkostenerstattung des Bewerbers, wenn dieser nicht zum Vorstellungsgespräch erscheint

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Arbeitgeber, die eine Stelle ausschreiben, übersehen häufig, dass sie zur Erstattung der Fahrkosten des Bewerbes verpflichtet sind, wenn dieser auf ihre Initiative hin eingeladen wurde. Dies kann man ausschließen; dies wird aber ebenfalls häufig nicht gemacht. Die sog. Vorstellungskosten sind von daher häufig ein Streitthema.

Vorstellungskosten – nur bei Erscheinen

Dass man hier als Bewerbe auch übertreiben kann, zeigt ein Fall, der vor dem LAG Rheinland-Pfalz (Entscheidung vom 7.2.12. – 3 Sa 540/11)  entschieden wurde.

Ein Bewerbe verlangte die Erstattung von rund € 60 an Fahrkosten für eine Anreise zum potentiellen Arbeitgeber mit seinem Privat-Pkw. Der Bewerber kam dort aber nie an und fand die Adresse für das Vorstellungsgespräch angeblich nicht. Zudem soll er zuvor auch seine Bewerbung telefonisch zurückgenommen haben.

Das LAG führte dazu aus:

Im Streitfall besteht bereits deshalb keinAufwendungsersatzanspruch aus §§ 670, 662 BGB, weil der Kläger den ihm erteilten Auftrag zur Teilnahme an dem vereinbarten Vorstellungsgespräch nicht ordnungsgemäß erfüllt hat.

Der Kläger ist unstreitig zu dem verabredeten Vorstellungstermin am 24. Februar 2011 um 18:00 Uhr im Hause der Beklagten nicht erschienen. Er hat der Beklagten kurz vor dem Vorstellungstermin gegen 17:50 Uhr telefonisch mitgeteilt, dass er ihre Adresse nicht finden könne. In diesem Telefonat hat er unstreitig seine Bewerbung zurückgenommen, so dass kein Vorstellungsgespräch mehr stattgefunden hat.

Zur ordnungsgemäßen Erfüllung des ihm von Seiten der Beklagten erteilten Auftrags zur Teilnahme an dem Vorstellungsgespräch hatte der Kläger zum verabredeten Vorstellungstermin pünktlich zu erscheinen. Dieser Weisung ist der Kläger unstreitig nicht nachgekommen. Im Streitfall braucht nicht entschieden zu werden, ob und ggf. unter welchen Voraussetzungen dem Bewerber Aufwendungen auch dann zu ersetzen sind, wenn das Vorstellungsgespräch aus Gründen nicht zustande kommt, die nicht in seiner Risikosphäre liegen bzw. vom Arbeitgeber zu vertreten sind. Es war Sache des Klägers, auf welche Weise er als Bewerber durch eine entsprechende Vorbereitung und Planung seiner Anreise nach C-Stadt sicherstellt, dass er rechtzeitig – ggf. durch Einplanung eines ausreichenden Zeitpuffers – zum Vorstellungstermin erscheinen kann. Das Risiko, dass er trotz einer ihm übermittelten Anfahrtskizze und Einsatz seines Navigationsgeräts die Adresse der Beklagten nicht rechtzeitig findet, hat er selbst zu tragen. Bei der C-Straße handelt es sich um eine der Hauptverkehrsstraßen in C-Stadt, die der Kläger zumindest bei Einplanung eines ausreichenden Zeitpuffers zur Suche rechtzeitig hätte finden können und müssen. Die bloße Anreise des Klägers nach C-Stadt braucht die Beklagte nicht als Auftragserfüllung gelten zu lassen, weil der Kläger aus in seiner Sphäre liegenden Gründen nicht zum Vorstellungstermin erschienen ist. Demzufolge besteht jedenfalls unter den vorgenannten besonderen Umständen kein Aufwendungsersatzanspruch des Klägers.

Es wäre erstaunlich gewesen, wäre das Gericht hier zu einem anderen Ergebnis gekommen.

Anwalt Martin

Erstattungsfähigkeit von Detektivkosten des Arbeitgebers

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Nach § 12 a Abs. 1 ArbGG ist sog. prozessuale Kostenerstattungsanspruch  – also z.B. die Erstattung von Anwaltskosten – vor dem Arbeitsgericht ausgeschlossen. Vor dem Landesarbeitsgericht (II. Instanz) gilt dies jedoch nicht. Der Ausschluss der prozessualen Kostenerstattung  wirkt sich aber auch auf den daneben existierenden materiellen Kostenerstattungsanspruch aus, der – obwohl dies § 12 a Abs. 1 ArbGG nicht ausdrücklich regelt – ausgeschlossen ist, was aber dem Sinn und Zweck des § 12 a Abs. 1 ArbGG entspricht. So ist z.B. die Erstattung der Anwaltsgebühren im außergerichtlichen Bereich ausgeschlossen, auch wenn materiell-rechtlich ein Kostenerstattungsanspruch, z.B. basierend auf Verzug, vorliegt (z.B. der Arbeitgeber ist der Lohnzahlung im Verzug und wird vom Anwalt des Arbeitnehmers zur Zahlung aufgefordert).

Detektivkosten

Von diesem rechtlichen Hintergrund ausgehend, würde man meinen, dass eine Erstattung von Detektivkosten, die der Arbeitgeber z.B. für eine Überwachung eines Arbeitnehmers (z.B. bei Bestehen eines Diebstahl /Betrugsverdachts oder beim Verdacht auf „Krankfeiern“) ebenfalls ausgeschlossen ist. Dies sieht die Rechtsprechung – so auch das BAG (Entscheidung vom 3.12.1985 – AZR 277/84) – aber nicht so, was erstaunlich ist.

Danach sind Detektivkosten erstattungsfähig, wenn diese

  • aufgrund eines konkreten Verdachts veranlasst und
  • zur Vorbereitung des Rechtsstreits notwendig und sachdienlich waren und
  • im Angemessenen Verhältnis zum Streitgegenstand stehen

Anwalt Martin

Kostenfestsetzung im Arbeitsgerichtsverfahren der ersten Instanz?

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Dass die Kostenfestsetzung im Verfahren vor dem Arbeitsgericht der ersten Instanz von der Festsetzung in Zivilsachen abweicht, hat jeder schon einmal gehört. Pauschal glaubt man, dass eine Kostenfestsetzung im Arbeitsgerichtsverfahren der 1. Instanz gar nicht möglich ist, da jede Seite die eigenen Kosten trägt und keine Kostenerstattung stattfindet. Dies ist so nicht ganz richtig.

Kostenfestsetzung – was geht nicht?

Nach § 12 a Abs.1 Satz 1 ArbGG besteht im Urteilsverfahren der ersten Instanz kein Anspruch der obsiegenden Partei auf Entschädigung wegen Zeitversäumnis und auf Erstattung der Rechtsanwaltskosten.

Kostentragungspflicht – was ist erstattungsfähig?

Reisekosten, die eine Partei selbst zur Wahrnehmung ihrer Rechte entstehen, sind jedoch erstattungsfähig. Von daher ist falsch, dass es kein Kostenerstattung gibt.

Anwaltskosten – doch erstattungsfähig?

Die Anwaltskosten sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig, aber trotzdem kann es sein, dass das Arbeitsgericht einen Teil der Anwaltskosten für „erstattungsfähig“ ansieht.  Denn die durch die Beauftragung eines Rechtsanwalts entstehenden Kosten sind im Rahmen der Erstattung hypothetischer Reisekosten der Partei erstattungsfähig. Faktisch heißt dies, dass die Partei – die nicht zum Gerichtstermin gefahren ist, da sie ihren Anwalt geschickt hat, einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hätte, die entstanden wären, wenn diese sich selbst vertreten hätte (hypothetischer Reisekosten). Diese Kosten sind erstattungsfähig. Der Anwalt kann diese Kosten im Rahmen eines Kostenfestsetzungsantrages beziffern und beantragen, die tatsächlich angefallenen Rechtsanwaltskosten in Höhe der hypothetischen Reisekosten gegenüber der Gegenseite festsetzen zu lassen.

Anwalt Arbeitsrecht Berlin