Bereitstellung online

Ist die elektronische Bereitstellung der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber zulässig?

Gepostet am


Ist die elektronische Bereitstellung der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber zulässig?
Lohnabrechnung

Immer mehr Arbeitgeber stellen Lohnabrechnungen auf internen Portalen für den Arbeitnehmer elektronisch bereit und dieser kann sich dann mit Zugangsdaten die Lohnabrechnung selbst herunterladen.

Lohnabrechnungen per Post oder elektronische Bereitstellung?

Das Übersenden der Lohnabrechnungen, so wie dies früher oft per Post erfolgt ist, wird in der Praxis immer weniger angewandt. Er stellt die Frage, ob der Arbeitgeber tatsächlich die Lohnabrechnungen einfach nur elektronisch bereitstellen kann und der Arbeitnehmer dann-wenn er die Lohnabrechnung haben möchte-sich in ein Portal einloggt und diese herunterlädt.

LAG – Entscheidung zu elektronischen Lohnabrechnungen

Damit hat sich auch ein Landesarbeitsgericht auseinandergesetzt.

Kein Anspruch auf Übersendung der Verdienstbescheinigung!

Zu beachten ist dabei, dass nach der Gewerbeordnung der Arbeitgeber verpflichtet ist eine Lohnabrechnung zu erstellen. Wichtig ist auch, dass sich in der Gewerbeordnung keine Verpflichtung auf Übersendung der Lohnabrechnung befindet. Notfalls muss der Arbeitnehmer sich die Abrechnung selbst beim Arbeitgeber abholen.

Kein Anspruch auf schriftliche Lohnabrechnungen

Darüberhinaus ist es auch so, dass die Lohnabrechnungen nicht mehr schriftlich erstellt werden müssen. In § 108 der Gewerbeordnung steht, dass die Textform ausreichend ist.

Der Text der Norm § 108 Gewerbeordnung lautet wie folgt:

§ 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts


(1) Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
(2) Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

…..

Entscheidung des Landesarbeitsgericht Hamm

Das Landesarbeitsgericht Hamm (Urteil vom 23.09.2021 – 2 Sa 179/21) hatte sich nun mit einem Fall auseinanderzusetzen, bei dem der Arbeitgeber ebenfalls die Verdienstabrechnung künftig verschlüsselt in einem Online-Portal für Arbeitnehmer bereitgestellt hatte und diese sich dort einloggen mussten, um sich dann die Lohnabrechnungen herunterladen zu können. Um dies tatsächlich gewährleistet zu können, mussten sich die Arbeitnehmer einmalig beim Portal anmelden. Dies musste auch innerhalb von drei Monaten erfolgen und sodann hätten diese ein eigenes Passwort für das Portal erhalten. Das Abrufen wäre vom Betrieb aber auch von Zuhause aus möglich gewesen.

Widerspruch des Arbeitnehmers zur elektronischen Abrechnungsform

Der klagende Arbeitnehmer wollte dies nicht und widersprach ausdrücklich der neu eingeführten Form der Ausstellung der Lohnabrechnungen.

elektronische Bereitstellung – keine Textform

Der Arbeitgeber weigerte sich aber die Lohnabrechnung in anderer Form bereitzustellen. Der Arbeitnehmer war der Meinung, dass die Abrechnungen in Textform vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden müssten. Der Textform genüge es nicht, wenn diese elektronisch in einem Online-Portal bereitgestellt werden.

Klage des Arbeitnehmers auf Abrechnungserteilung

Der Arbeitnehmer klagte daraufhin vor dem Arbeitsgericht auf Erteilung von Lohnabrechnungen im Zeitraum vom September 2019 bis September 2020 und zwar auf das Erstellen der Abrechnungen in Papierform.

Das Arbeitsgericht gab der Klage des Arbeitnehmers statt.

Dagegen wehrte sich die Arbeitgeberin mittels Berufung zum Landesarbeitsgericht Hamm.

Entscheidung des LAG Hamm

Das Landesarbeitsgericht Hamm sah den Rechtsfall aber genauso, wie das Arbeitsgericht und führte aus, dass der Arbeitgeber seiner Verpflichtung nach § 108 der Gewerbeordnung nicht nachkommt, wenn er lediglich die Onlinerechnungen elektronisch in ein Portal stellt.

Das Landesarbeitsgericht führte dazu weiter aus:

Das Arbeitsgericht hat zu Recht angenommen, dass die Beklagte die der nach § 108 GewO erforderlichen Textform des § 126 b BGB entsprechenden Lohnabrechnungen des Klägers erstellt hat, weil sie eine insofern lesbare Erklärungen, in denen die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben hat Ihr Online-Portal ist dabei ein Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und es ist geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben (vgl. BGH, Urteil vom 29. April 2010 – I ZR 66/08, juris, Rn. 18; Junker in: Herberger/Martinek/Rüßmann/Weth/Würdinger, jurisPK-BGB, 9. Aufl., § 126b BGB, Rn. 15 ff.; Eisele in Münchener Kommentar zum BGB, 9. Aufl. 2021, Rn. 4 ff., , 6, 9 ). Die Tatsache, dass der Kläger auf die als PDF-Datei gespeicherten Lohnabrechnungen nur mit dem für ihn bestimmten Passwort zugreifen könnte, ändert nichts daran, dass die Beklagte für den Kläger bestimmte Lohnabrechnungen in Textform erstellt hat. Nach § 108 GewO hat jedoch der Arbeitgeber nicht nur die Verpflichtung eine Lohnabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer den Zugang zu der erstellten Abrechnung zu ermöglichen. Vielmehr ist er auch verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen zu erteilen. Die Abrechnung bezweckt dabei die Information über die erfolgte Zahlung (vgl. Schaub/Linck, Arbeitsrechts-Handbuch, 19. Aufl. 2021, § 71 Rn. 14), sodass die Erfüllung des Lohnanrechnungsanspruch nicht nur die Erstellung, sondern auch den Zugang entsprechend § 130 BGB voraussetzt.

Der nach § 130 BGB maßgebliche Zugang liegt dann vor, wenn die Willenserklärung derart in den Machtbereich des Empfängers gerät, dass dieser nach allgemeinen Umständen von ihr Kenntnis erlangen kann (vgl. BAG, Urt. v. 13.6.2019 – 6 AZR 459/18, juris, Rn. 34). Die Erfüllung des Anspruchs auf Erteilung der Lohnabrechnung in Textform setzt demnach voraus, dass die Lohnabrechnung den Machtbereich des Empfängers erreicht hat.

Eine Übermittlung der Lohnabrechnungen an eine dienstliche E-Mailadresse des Klägers erfolgte auch nach dem Vorbringen der Beklagten nicht.

Die Beklagte hat zwar dem Kläger ermöglicht, sich die Lohnabrechnungen auf ihrem Online-Portal unter Verwendung des für den Kläger erstellten Passwortes abzuholen. Dies reicht jedoch für die Erfüllung der Beklagten obliegenden Verpflichtung zur Erteilung der Lohnabrechnung nicht aus, will nicht die Bereitstellung zur Abholung durch den Arbeitnehmer, sondern die Erteilung durch den Arbeitgeber geschuldet wird, sodass es Arbeitgeber verpflichtet ist, die in elektronischer Form erstellte Lohnabrechnung in den Machtbereich des Arbeitnehmers zu verbringen.

Besitzt der Arbeitnehmer keine einer dienstlichen E-Mailadresse, so kann ein Zugang einer elektronischen Erklärung, die dem Textformerfordernis genügt, nach nahezu einhelliger Ansicht im Schrifttum nur dann angenommen werden, wenn der Arbeitnehmer sich mit dem Empfang elektronischer Erklärungen ausdrücklich oder konkludent einverstanden erklärt hat (vgl. ArbG Oldenburg, Urt. v. 02.11.2016 – 3 Ca 223/16, juris; Kremer/Schmidt CR 228, 228 ff.; Noack/Kremer in Heidel/Hüßtege/Mansel/Noack, BGB Allgemeiner Teil / EGBGB, 4. Aufl. 2021, § 126 b BGB Rn. 23; Mansel in Jauernig, Bürgerliches Gesetzbuch, 18. Aufl. 2021, § 1226 b BGB Rn. 3), was vorliegend nicht der Fall war.

LAG Hamm Urteil v. 23.09.2021 – 2 Sa 179/21

Rechtsanwalt Andreas Martin – Arbeitsrecht Berlin