Personalakte

BAG: Einsicht in die Personalakten – ja, Anwalt ? – nein!

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Das Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 12.7.2016 – 9 AZR 791/14 – Pressemitteilung Nr. 36/16) hat entschieden, dass ein Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen kann und hierbei ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen kann, aber keinen Rechtsanwalt, sofern der Arbeitgeber dem nicht zustimmt. Ein Anspruch auf Hinzuziehung eines Anwalts besteht – so das BAG – nicht.

Der Arbeitnehmer/ Kläger war nach einem Betriebsübergang bei der Beklagten als Lagerist tätig. Von der früheren Arbeitgeberin des Arbeitnehmers/ Klägers hatte dieser eine Ermahnung erhalten. Der Arbeitnehmer wollte nun – unter Hinzuziehung einer Rechtsanwältin – Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Die Arbeitgeberin lehnte dies-unter Hinweis auf ihr Hausrecht ab. Sie gestattete dem Arbeitnehmer allein – ohne Anwalt – Akteneinsicht und darüber hinaus aus die Anfertigung von Kopien.

Der Arbeitnehmer bestand auf die Einsicht in seine Personalakte unter Hinzuziehung seiner Anwältin und klagte vor dem Arbeitsgericht.

Er verlor in allen 3 Instanzen.

Das Bundesarbeitsgericht führte dazu in seiner Pressemitteilung (Nr. 36/16) aus:

Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen und hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen (§ 83 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 BetrVG). Die Regelung begründet damit keinen Anspruch des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme unter Hinzuziehung eines Rechtsanwalts. Ein solcher Anspruch des Arbeitnehmers folgt jedenfalls dann weder aus der Rücksichtspflicht des Arbeitgebers (§ 241 Abs. 2 BGB) noch aus dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung (Art. 2 Abs. 1 iVm. Art. 1 Abs. 1 GG), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erlaubt, für sich Kopien von den Schriftstücken in seinen Personalakten zu fertigen. In diesem Fall ist dem einem Beseitigungs- oder Korrekturanspruch vorgelagerten Transparenzschutz genügt, dem das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in die Personalakten dient.

Rechtsanwalt Andreas Martin

 

Hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte?

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Führt der Arbeitgeber über seine Arbeitnehmer eine Personalakte – wozu der gesetzlich nicht verpflichtet ist – dann stellt sich die Frage, ob der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte hat?

Personalakte – was ist das?

Unter dem Begriff „Personalakte“ versteht man in der Regel eine Sammlung des Arbeitgebers von Unterlagen (Urkunden/ Vorgänge) über einen Arbeitnehmer, die dienstliche und persönliche Informationen über den Arbeitnehmer enthalten, die in einem engen Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis stehen.

Einsichtsrecht des Arbeitnehmers?

Der Arbeitnehmer hat ein grundsätzliches Einsichtsrecht in die vollständige Personalakte, welche der Arbeitgeber über ihn führt. Dabei es es unerheblich, wie groß der Betrieb ist oder um ein Betriebsrat besteht. Er muss die Einsicht nicht begründen.

Umgang der Einsicht?

Der Arbeitnehmer darf die vollständige Akte einsehen. Dies gilt auch für Nebenakten. Verschlüsselte Daten sind ihm dabei zugänglich zu machen. Sind technischer Geräte notwendig, ob die Informationen einzusehen (Mikrofilm/ Computerdaten) so sind im die Lesegeräte zur Verfügung zu stellen.

Darf der Arbeitnehmer sich Kopien der Akte machen?

Der Arbeitnehmer darf sich Notizen zu den Informationen machen, die in der Personalakte stehen. Ein Recht auf Aushändigung von Fotokopien besteht jedoch nicht. Das Abfotografieren dürfte aber zulässig sein, da hier keine Betriebsmittel des Arbeitgebers beansprucht werden müssen.

Akteneinsicht – zu welcher Zeit?

Die Personalakte darf der Arbeitnehmer während der betriebsüblichen Arbeitszeit einsehen. Insoweit besteht ein Anspruch. Außerhalb der Arbeitszeiten muss der Arbeitgeber keine Akteneinsicht gewähren.

Darf der Arbeitgeber die Einsicht davon abhängig machen, dass eine dritte Person / der Arbeitgeber selbst anwesend ist?

Ja, der Arbeitgeber kann darauf bestehen, dass ein Dritter oder er selbst bei der Einsicht anwesend ist, um sicherzustellen, dass keine Aktenteile oder die Akte selbst z.B. vernichtet oder mitgenommen werden.

Darf der Arbeitnehmer jemanden hinzuziehen?

Besteht ein Betriebsrat im Betrieb hat der Arbeitnehmer das Recht gem. § 83 BetrVG , dass ein Betriebsratsmitglied bei der Akteneinsicht anwesend ist.

unrichtige Personalakte – was nun?

Der Arbeitnehmer hat bei unrichtiger Personalakte einen Berichtigungs./Entfernungsanspruch. So kann er z.B. vor dem Arbeitsgericht die Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte verlangen (sog. Entfernungsklage). Darüber hinaus kann er auch selbst verlangen, dass der Arbeitgeber eine Erklärung des Arbeitnehmers zu Vorgängen in die Personalakte aufnimmt (§ 83 Abs. 2 BetrVG).

RA A. Martin