Kostenerstattung
Die Erstattung von Reisezeit und Reisekosten des Arbeitnehmers bei Dienstreisen
Wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt wird, stellt sich häufig die Frage, in welcher Höhe er Vergütung und Reisekosten verlangen kann.
Vertragliche/tarifliche Vereinbarung über die Reisekosten/ Reisezeit
Gibt es eine arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Vereinbarung oder eine Betriebsvereinbarung über die Erstattungsfähigkeit und Höhe der Reisekosten und der Reisezeit, ist es recht einfach die entsprechende Berechnung vorzunehmen.
In vielen Fällen gibt es aber solche Regelung nicht. Dann stellt sich die Frage, wonach hier die Erstattung der Reisekosten und der Reisezeit zu erfolgen hat.
Betriebliche Übung
Wird im Betrieb vorbehaltlos über längeren Zeitraum nach bestimmten Abrechnungsgrundlagen abgerechnet, kann sich in der Regel der Arbeitnehmer auch hierauf berufen, auch wenn dies ausdrücklich für seinen Arbeitsvertrag nicht vereinbart wurde. Spricht hier von einer so genannten betrieblichen Übung.
Zu unterscheiden zunächst zwischen der Reisezeit, also der Zeit, die der Arbeitnehmer auf Reisen verbringt und den Kosten (Reisekosten), die der Arbeitnehmer aufgrund der Reise hat.
I. Reisezeit = Arbeitszeit?
Gibt es keine Regelung über die Zahlung der Reisezeit ist in der Regel die Reisezeit wie Arbeitszeit zu zahlen, gegebenfalls mit geringen Abschlägen. Der Arbeitnehmer wird also-im Normalfall-so behandelt, als hätte er während der Reisezeit gearbeitet. Die gibt es aber viele Besonderheiten zu beachten. Reisezeit ist natürlich nicht die Zeit, die der Arbeitnehmer benötigt, um zu Arbeitsstelle zu fahren.
Reisezeit während der normalen Arbeitszeit
Eine Erstattungsfähigkeit besteht in der Regel dann, wenn der Arbeitnehmer während der normalen Arbeitszeit aus betrieblichen Anlass reist.
Reisezeit über die Arbeitszeit hinaus
Reist der Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers über die normale vertraglich geschuldete Arbeitszeit hinaus, dann besteht ein Anspruch auf Vergütung der Reisezeit wenn dies (entweder zuvor vereinbart wurde oder) oder dies nach den Umständen zu erwarten war (§ 612 Abs. 1 BGB). Es kommt immer auf den Einzelfall an. Man kann nicht pauschal sagen, dass jede Reisezeit über die normale Arbeit Zeit hinaus erstattungsfähig ist. Auch eine Erstattung zum Teil kann unter Umständen in Betracht kommen. Dem Arbeitnehmer wird dringend geraten, dass er mit dem Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung trifft, um Streitigkeiten diesbezüglich zu vermeiden.
II. Reisekosten
Bei der Reisekosten ist die Rechtslage etwas schwieriger.
Gibt es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber keine Regelung über die Höhe der Reisekosten/die Erstattung der Auslagen ist es schwieriger die Bestimmung vorzunehmen.
Irrtum – Erstattung von Reisekosten und Auslagen nach beamtenrechtlichen oder steuerrechtlichen Vorschriften
Viele Abnehmer meinen, dass in Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten/Auslagen – wenn es keine vertragliche Vereinbarung gibt- nach Vorschriften des öffentlichen Dienstes (z.B. nach dem Bundesreisekostengesetz) oder steuerrechtlichen Tabellen haben. Dies ist falsch. Diese Vorschriften gelten nicht ohne Vereinbarung.
Der Arbeitnehmer kann sich also von der Vorstellung verabschieden, dass er grundsätzlich eine Erstattung nach Pauschalen seiner Reisekosten hat, wenn es keine Vereinbarung darüber mit dem Arbeitgeber gibt.
Tatsächliche Aufwand wird in der Regel erstattet
Dienstlich veranlasste Reisekosten hatte Arbeitgeber – sofern nichts anderes vereinbart ist- gem. § 670 BGB nach dem tatsächlichen Aufwand zu erstatten.
Wichtigster auch, dass häufig Arbeitnehmer davon ausgehen, dass sie eine Erstattung zum Beispiel von Fahrkosten nach den steuerlichen Kilometerpauschalen (also 0,30 Euro pro Kilometer) haben. Dies ist nicht richtig. Ein Erstattungsanspruch besteht in Höhe der tatsächlichen Kosten. Die Betriebskosten des Fahrzeuges muss der Arbeitgeber anders als die Treibstoffkosten in der Regel dann nicht erstatten.
Es gibt dabei Vielzahl von Juristen, die eine Erstattung nach den Kilometer Pauschalen befürworten, der anders kaum-gerade bei kurzen Dienstfahrt-ausreichen bei ist, welche tatsächlichen Kosten hier entstanden sind. Hier ist vieles umstritten.
Auch hier kann man nur den Ratschlag geben, dass der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber klar vorher regeln sollte, was erstattet wird und wenn ja in welcher Höhe unter der Zuhilfenahme von Pauschalen.
RA A. Martin
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Wer muss die Arbeitskleidung (Arbeitsschutzkleidung) des Arbeitnehmers bezahlen?
In vielen Branchen trägt der Arbeitnehmer Arbeitskleidung, die typisch für den jeweiligen Berufes ist (Bäcker, Schornsteinfeger, Feuerwehrmann, Fleischer). Darüber hinaus ist es auch völlig normal, dass Arbeitnehmer im gewerblichen Branchen Arbeitskleidung tragen bzw. sogar Arbeitsschutzkleidung tragen oder tragen müssen.
Es stellt sich dann die Frage, wer für die Kosten der Arbeitskleidung aufkommen muss.
Welcher Grundsatz gilt bei der Kostentragung für die Arbeitskleidung?
Der Grundsatz ist der, dass der Arbeitnehmer die Kosten seiner Arbeitskleidung zu tragen hat. Davon gibt es aber diverse Ausnahmen.
In welchen Fällen hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Übernahme der Kosten für die Arbeitskleidung gegenüber dem Arbeitgeber?
In folgenden Fällen ist es möglich, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen kann, dass er die Kosten für die Arbeitskleidung trägt bzw. wenn der Arbeitnehmer die Arbeitskleidung angeschafft hat, dass dieser gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Erstattung der Kosten hat.
- Arbeitgeber hat sich gegenüber dem Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag zu Kostentragung verpflichtet oder
- ein einschlägiger Tarifvertrag regelt die Kostentragungspflicht des Arbeitgebers oder
- bei der Arbeitskleidung handelt es sich um gesetzlich vorgeschriebene Arbeitsschutzkleidung (die Arbeitnehmer also zwingend benutzen muss) oder
- es handelt sich um typische Berufskleidung oder
- die Arbeitgeber bisher-ohne Vorbehalt-wenigstens dreimal die Arbeitskleidung für Arbeitnehmer auf eigene Kosten gestellt (so genannte betriebliche Übung)
Die nachfolgenden Ausführungen gelten für den Fall, dass der Arbeitgeber die Kosten der Arbeitskleidung zu tragen hat!
Was passiert, wenn der Arbeitnehmer bereits die Kosten für die Arbeitskleidung gezahlt hat?
In diesem Falle der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Aufwendungsersatz gemäß § 670 BGB. Die Arbeitgeber muss also dem Arbeitnehmer die Kosten für die Anschaffung erstatten.
Ist eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers an die Beschaffung der Arbeitsbekleidung möglich?
Möglich ist die schon, allerdings sind die Anforderungen daran recht hoch. Wenn der Arbeitgeber verwickelt ist die Kosten zu tragen, kann ich ohne weiteres diese Bindestrich auch nicht zum Teil-auf den Arbeitnehmer abwälzen, und schon gar nicht im „Kleingedruckten“ des Arbeitsvertrages. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes ist aber eine Kostenbeteiligung an der Arbeitskleidung des Arbeitnehmers möglich, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über seine gesetzliche Verpflichtung zu Beschaffung der Arbeitsschutzkleidung hinaus Vorteile anbietet und der Arbeitnehmer davon freiwillig Gebrauch macht.
Wer hat für die Reinigung der Arbeitskleidung aufzukommen?
Die Reinigungskosten hat grundsätzlich der Arbeitgeber zu tragen. Abweichende Vereinbarungen davon, zum Beispiel im Arbeitsvertrag, sind in der Regel unwirksam. Vertragliche Reinigungspauschalen können unwirksam sein, wenn diese die Pfändungsschutzvorschriften umgehen.
Kann der Arbeitnehmer die Arbeitsbekleidung nach Ende des Arbeitsverhältnisses behalten, wenn diese vom Arbeitgeber gestellt bzw. von diesem bezahlt wurde?
Grundsätzlich nicht. Wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbekleidung angeschafft hat, dann ist diese sein Eigentum, das eben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber wieder herauszugeben ist.
Gibt es zum Thema Arbeitsschutzkleidung eine grundsätzliche Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes?
Das BAG (BUNDESARBEITSGERICHT Urteil vom 17.2.2009, 9 AZR 676/07) hat im Jahr 2009 grundsätzlich zum Thema Arbeitskleidung (Berufskleidung, Pfändungsschutz, Aufrechnung) entschieden.
RA A. Martin
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Erstattungsfähigkeit von Detektivkosten des Arbeitgebers
Nach § 12 a Abs. 1 ArbGG ist sog. prozessuale Kostenerstattungsanspruch – also z.B. die Erstattung von Anwaltskosten – vor dem Arbeitsgericht ausgeschlossen. Vor dem Landesarbeitsgericht (II. Instanz) gilt dies jedoch nicht. Der Ausschluss der prozessualen Kostenerstattung wirkt sich aber auch auf den daneben existierenden materiellen Kostenerstattungsanspruch aus, der – obwohl dies § 12 a Abs. 1 ArbGG nicht ausdrücklich regelt – ausgeschlossen ist, was aber dem Sinn und Zweck des § 12 a Abs. 1 ArbGG entspricht. So ist z.B. die Erstattung der Anwaltsgebühren im außergerichtlichen Bereich ausgeschlossen, auch wenn materiell-rechtlich ein Kostenerstattungsanspruch, z.B. basierend auf Verzug, vorliegt (z.B. der Arbeitgeber ist der Lohnzahlung im Verzug und wird vom Anwalt des Arbeitnehmers zur Zahlung aufgefordert).
Detektivkosten
Von diesem rechtlichen Hintergrund ausgehend, würde man meinen, dass eine Erstattung von Detektivkosten, die der Arbeitgeber z.B. für eine Überwachung eines Arbeitnehmers (z.B. bei Bestehen eines Diebstahl /Betrugsverdachts oder beim Verdacht auf „Krankfeiern“) ebenfalls ausgeschlossen ist. Dies sieht die Rechtsprechung – so auch das BAG (Entscheidung vom 3.12.1985 – AZR 277/84) – aber nicht so, was erstaunlich ist.
Danach sind Detektivkosten erstattungsfähig, wenn diese
- aufgrund eines konkreten Verdachts veranlasst und
- zur Vorbereitung des Rechtsstreits notwendig und sachdienlich waren und
- im Angemessenen Verhältnis zum Streitgegenstand stehen
Anwalt Martin
