Die Erstattung von Reisezeit und Reisekosten des Arbeitnehmers bei Dienstreisen

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Wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf Dienstreise geschickt wird, stellt sich häufig die Frage, in welcher Höhe er Vergütung und Reisekosten verlangen kann.

Vertragliche/tarifliche Vereinbarung über die Reisekosten/ Reisezeit

Gibt es eine arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Vereinbarung oder eine Betriebsvereinbarung über die Erstattungsfähigkeit und Höhe der Reisekosten und der Reisezeit, ist es recht einfach die entsprechende Berechnung vorzunehmen.

In vielen Fällen gibt es aber solche Regelung nicht. Dann stellt sich die Frage, wonach hier die Erstattung der Reisekosten und der Reisezeit zu erfolgen hat.

Betriebliche Übung

Wird im Betrieb vorbehaltlos über längeren Zeitraum nach bestimmten Abrechnungsgrundlagen abgerechnet, kann sich in der Regel der Arbeitnehmer auch hierauf berufen, auch wenn dies ausdrücklich für seinen Arbeitsvertrag nicht vereinbart wurde. Spricht hier von einer so genannten betrieblichen Übung.

Zu unterscheiden zunächst zwischen der Reisezeit, also der Zeit, die der Arbeitnehmer auf Reisen verbringt und den Kosten (Reisekosten), die der Arbeitnehmer aufgrund der Reise hat.

I. Reisezeit = Arbeitszeit?

Gibt es keine Regelung über die Zahlung der Reisezeit ist in der Regel die Reisezeit wie Arbeitszeit zu zahlen, gegebenfalls mit geringen Abschlägen. Der Arbeitnehmer wird also-im Normalfall-so behandelt, als hätte er während der Reisezeit gearbeitet. Die gibt es aber viele Besonderheiten zu beachten. Reisezeit ist natürlich nicht die Zeit, die der Arbeitnehmer benötigt, um zu Arbeitsstelle zu fahren.

Reisezeit während der normalen Arbeitszeit

Eine Erstattungsfähigkeit besteht in der Regel dann, wenn der Arbeitnehmer während der normalen Arbeitszeit aus betrieblichen Anlass reist.

Reisezeit über die Arbeitszeit hinaus

Reist der Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers über die normale vertraglich geschuldete Arbeitszeit hinaus, dann besteht ein Anspruch auf Vergütung der Reisezeit wenn dies (entweder zuvor vereinbart wurde oder) oder dies nach den Umständen zu erwarten war (§ 612 Abs. 1 BGB). Es kommt immer auf den Einzelfall an. Man kann nicht pauschal sagen, dass jede Reisezeit über die normale Arbeit Zeit hinaus erstattungsfähig ist. Auch eine Erstattung zum Teil kann unter Umständen in Betracht kommen. Dem Arbeitnehmer wird dringend geraten, dass er mit dem Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung trifft, um Streitigkeiten diesbezüglich zu vermeiden.

II. Reisekosten

Bei der Reisekosten ist die Rechtslage etwas schwieriger.

Gibt es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber keine Regelung über die Höhe der Reisekosten/die Erstattung der Auslagen ist es schwieriger die Bestimmung vorzunehmen.

 Irrtum – Erstattung von Reisekosten und Auslagen nach beamtenrechtlichen oder steuerrechtlichen Vorschriften

Viele Abnehmer meinen, dass in Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten/Auslagen – wenn es keine vertragliche Vereinbarung gibt- nach Vorschriften des öffentlichen Dienstes (z.B. nach dem Bundesreisekostengesetz) oder steuerrechtlichen Tabellen haben. Dies ist falsch. Diese Vorschriften gelten nicht ohne Vereinbarung.

Der Arbeitnehmer kann sich also von der Vorstellung verabschieden, dass er grundsätzlich eine Erstattung nach Pauschalen seiner Reisekosten hat, wenn es keine Vereinbarung darüber mit dem Arbeitgeber gibt.

 Tatsächliche Aufwand wird in der Regel erstattet

Dienstlich veranlasste Reisekosten hatte Arbeitgeber – sofern nichts anderes vereinbart ist- gem. § 670 BGB nach dem tatsächlichen Aufwand zu erstatten.

Wichtigster auch, dass häufig Arbeitnehmer davon ausgehen, dass sie eine Erstattung zum Beispiel von Fahrkosten nach den steuerlichen Kilometerpauschalen (also 0,30 Euro pro Kilometer) haben. Dies ist nicht richtig. Ein Erstattungsanspruch besteht in Höhe der tatsächlichen Kosten. Die Betriebskosten des Fahrzeuges muss der Arbeitgeber anders als die Treibstoffkosten in der Regel dann nicht erstatten.

Es gibt dabei Vielzahl von Juristen, die eine Erstattung nach den Kilometer Pauschalen befürworten, der anders kaum-gerade bei kurzen Dienstfahrt-ausreichen bei ist, welche tatsächlichen Kosten hier entstanden sind. Hier ist vieles umstritten.

Auch hier kann man nur den Ratschlag geben, dass der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber klar vorher regeln sollte, was erstattet wird und wenn ja in welcher Höhe unter der Zuhilfenahme von Pauschalen.

 

RA A. Martin

 

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